“Pues mira, entré a la reunión a las once y media y a las tres todavía no habíamos salido. Claro, yo le pedí permiso al jefe para salir a comer; cuando volví de la comida, todavía seguían ahí.»
LLo de arriba es parte de una conversación que tuve hace un tiempo con un amigo, integrante del grupo de profesionales que saben a qué hora entran, pero no a qué hora salen. Al parecer esto sigue siendo una ilegalidad normal (ergo, no tan ilegal), como otras tantas. Pero no deja de ser abominable, sobre todo desde que el concepto de time management lo conocemos todos, e incluso lo predicamos.
No es la primera persona ni la última que se queja (sin poder decirlo en alto) de las malas prácticas llevadas a cabo en algunos lugares. El estrés no viene únicamente por dormir poco, o el tener que embutirse en el transporte público. El estrés viene también cuando uno se ve impotente ante un robo importante de tiempo por falta de organización. Time is money. Todos nos declaramos defensores de la optimización. Todos creemos en las fechas de entrega de los proyectos; sin embargo, es fácil perder la noción cuando entramos en la sala de reuniones.
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Han elaborado estudios que relacionan la longitud de una reunión con la capacidad del cerebro de mantenerse concentrado. Incluso en profesiones definidas por la entereza y la fuerza mental, un exceso de tiempo sin poderse tomar un descanso o sin ver avances significativos se traduce en lo que siente un niño cuando quiere salir al recreo y no le dejan.
Una reunión puede (y debe) ser efectiva
Es fácil hacerlo.
- Ten claro por qué quieres hacer la reunión. Unos minutos para formular en unas pocas palabras por qué quieres el tiempo de los demás. Muy probablemente antes de convocar a la gente debas dejar pasar un tiempo y revisar la idea que tienes.
- Pon un orden del día. La gestión del tiempo es vital. El orden del día irá en la convocatoria para que los otros sepan qué asuntos se van a tratar, y en qué orden. A menos que haya un imprevisto de última hora hay que evitar las sorpresas.
- Envía la convocatoria con tiempo para que la gente vaya con los deberes hechos. Eso ahorra mucho tiempo. Es posible que te haga falta pedir a quienes has llamado que para el día de la reunión tengan hechas un número de tareas; es importante que estas tareas sean coherentes con los temas a tratar en la reunión.
- Empieza a tiempo (y empieza a la hora). Los preámbulos sobran si se alargan más de lo formal. No a todos les interesa la conversación que está fuera de lo que les hizo dejar lo que estaban haciendo para estar contigo. Empezar a tiempo es importante, pero cae en la irrelevancia si la reunión en sí no empieza porque se ha estado hablando de temas banales durante media hora. Además, si empezar a tiempo pero empezar a deshora se convierte en un hábito, lo mejor que te puede pasar es que lleguen pero estén desconectados durante un buen rato. Lo más habitual es que te tendrás que habituar a que tu público llegue tarde. Por otro lado, ten una estimación del tiempo que llevará la reunión. Dejar que los demás puedan organizarse es también una muestra de respeto por su trabajo y su tiempo.
- Ten unas normas. Las normas se definen como lo que va a hacerse, quiénes van a hablar y qué se hará para intervenir. Hay conductas muy feas —como la interrupción— que hay que reducir al mínimo.
- Señala las llamadas a la acción. Siguiendo el orden del día y las normas, conforme la reunión se vaya desarrollando se llegarán a diferentes acuerdos. Es importante que quede claro lo que le pides a cada uno, y que esa persona (o grupo) sepa qué le pides y para cuándo lo pides.
- Haz un acta. Las reuniones de negocios son demasiado importantes como para dejar que puntos importantes se pierdan o se distorsionen porque la memoria no los ha retenido. Un acta puede escribirse de manera simple: en folio donde figure el orden del día pueden escribirse a lápiz las ideas o los resultados que derivan. Si no puedes hacerlo tú, cuenta con alguien de confianza. En el acta básicamente se ponen puntos tratados y resultados obtenidos.
- Mantener el foco. Importante. Quien convoca la reunión es responsable de que que ésta llegue a buen puerto; tiene la autoridad de moderar y evitar toda conversación que la desvíe.
- Mantener el contacto. Una vez terminada la reunión es de profesionales apreciar el tiempo de los demás. Es de líderes dar las gracias. También, lo es enviar un correo con los resultados obtenidos y las llamadas a la acción que se hayan desarrollado durante la misma. Así nada se pierde.
Se puede. Créeme.
