¡TOC-TOC…! SE PUEDE, JEFE…
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¿QQuién no ha practicado frente al espejo alguna vez, o escenificado mentalmente o incluso ensayado con amigos una reunión con su jefe? ¡Pues sí! Si no has hecho nada de esto… o no eres de este planeta, o no tienes jefe.
Todos esos preparativos son geniales; lo son hasta que al «TOC-TOC» en su despacho, empieza a complicarse todo. Básicamente por una serie de acciones que dejamos de tener en cuenta. Una reunión con nuestro superior es, en ciertos aspectos, como una entrevista —el tiempo es limitado, y nos la estamos jugando—. Pero lo único que hace falta es un poco de trabajo para ser más competente y ganar confianza en este tipo de reuniones. Empecemos por aquí, viendo los errores profesionales que se cometen al tocar la puerta de los de arriba. Y veamos luego la solución que hay para ellos.
Uno de los errores más habituales: no tener en cuenta el momento que elegimos para hablar con nuestro jefe.
Debemos estar atentos. Por ejemplo, no es bueno hacerlo si percibimos que «no está el horno para bollos» por cualquier motivo; o si no le notamos de buena —de la mejor— onda; lo mismo si es lunes no tiene pinta de ser el mejor momento. O si tiene prisa por irse. Tenemos que ser muy finos a la hora de escoger este momento. Es fundamental preparar bien el terreno si no queremos resbalarnos así, según entramos.
Otro: entrar al despacho de nuestro superior disculpándonos; prácticamente entonando «un perdón» por el tiempo que creemos le haremos perder.
Y eso no es así. Debemos valorar el tiempo que estamos con nuestro jefe como un espacio en que merecemos su atención. De hecho, debemos exigir que este tiempo nos sea dedicado con el mejor de los talantes. De no notar esto, estaría bien proponer sobre la marcha a nuestro jefe posponer la reunión.
Uno muy frecuente; el de dejar de sostener nuestro guión, el que habíamos ensayado concienzudamente.
Así dejamos el timón de ese barco al capataz, y eso es un peligro, pues no sabemos por dónde nos llevará. Con lo que lo mejor es ceñirnos al guión que habíamos planeado, si no queremos salir frustrados pensando que al final no hemos tratado apenas lo que pensábamos discutir.
Y hay uno que resulta de los más graves en esta particular exposición de errores. Pues detrás del de dejar que sea el jefe quien timonee el barco que pensábamos conducir nosotros… viene el de permitirle que cambie el rumbo previsto en 180 grados, viene el de consentir que nos desvíe del destino que habíamos fijado sin apenas oponer resistencia.
Habiendo cometido todos estos errores —uno suele concatenar a los demás—, empiezan a multiplicarse las dificultades, pues perdemos de vista el horizonte que habíamos delineado, mientras que, ante nuestros ojos y sin aviso previo, nos empiezan a garabatear otro completamente nuevo. Y tras varios intentos frustrados de recuperar nuestro destino, finalmente, y habiendo visitado otros parajes, nos rendimos; y salimos del despacho del jefe frustrados. Y pensando cuándo será la próxima vez que podamos navegar con él a solas en el mismo barco.
¡Tranquilidad! Esto tiene solución. Una infalible. Porque la próxima vez que hagamos TOC-TOC tendremos éxito.
¿Cómo? ¿Qué hay que hacer? Empecemos:
- En primer lugar, nos dejaremos de ensayos y prepararemos un guión por escrito de todos los puntos que deseemos comentar con nuestro jefe.
- Cuando eso lo tengamos claro, imprimiremos 2 copias del mismo; una para nosotros y otra para nuestro jefe. Y le solicitaremos una reunión; que nos convoque para un encuentro del tiempo que estimemos nos podría llevar presentar todos y cada uno de los puntos a tratar.
- Una vez obtengamos respuesta del jefe, debemos confirmar día/hora de la reunión propuesta. Y sólo llegado el día y la hora convenidos, haremos ese TOC-TOC. Entonces, al pasar al despacho, saludaremos cordialmente a nuestro jefe y le entregaremos una copia de los temas que queremos discutir con él.
Empezaremos por el punto 1; continuaremos por el 2; y así ordenadamente llegaremos hasta el último de los puntos; sin dejarnos en el camino ni uno.
Cada punto deberá exponerse como algo a tratar, y deberá acompañarse de argumentos que sostengan lo que solicitamos, si es el caso; o lo que reivindicamos. No podemos solicitar, por ejemplo, que amplíen nuestras responsabilidades, si no acompañamos esa petición de hechos que demuestren que merecemos más autoridad en determinadas áreas.
Importante respetar que, una vez expongamos nuestros temas o cuestiones, deberemos ceder la palabra y espacio suficiente a nuestro jefe. No debemos cortarle, diga lo que diga; debemos dejar que exprese con tranquilidad lo que tenga que decir, y sólo después, y guardando la calma y la compostura, alegaremos lo que entendamos que tengamos que alegar. Sin olvidar que también podemos estar de acuerdo o, como poco, reconocer alguno de sus razonamientos.
Resulta fundamental, sea cual sea la relación personal que mantengamos con nuestro jefe, no contaminar con temas personales lo que es una reunión de trabajo. Es imprescindible tener esto en cuenta si queremos que tomen en serio nuestra propuesta. En el despacho de nuestro jefe los roles tienen que estar claros; ahí no somos amigos ni colegas, somos superior y subordinado.
Si tenemos en cuenta un poquito estos consejos, creo que todos saldremos más satisfechos del despacho del jefe. Al menos, no frustrados. Y podremos exigir con orgullo, en el plazo aproximado de una semana o diez días alguna respuesta clara al respecto. Esto es, que solicitaremos otra breve entrevista para escuchar la respuesta del jefe a todo lo que hemos tratado.
Seguramente que las siguientes visitas al despacho de nuestro superior sean más exitosas; y cada vez más. Para llegar a la excelencia sólo tenemos que poner un poco de atención; y no dejar pasar detalles importantes e ir perfeccionándolos.
