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Un enemigo de tu productividad: la lista de tareas pendientes

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Mantener una lista de tareas pendientes es una de las principales recomendaciones de todos los manuales de organización personal y gestión del tiempo; mal usada puede ser un obstáculo para alcanzar nuestras metas.

Después de varios días de trabajo intenso, había logrado eliminar muchas de mis tareas pendientes. Sin embargo, no me sentía satisfecho. Algo me decía que no lo estaba haciendo bien. Cuando repasé mi lista de tareas, me di cuenta de que me había centrado en las más fáciles y placenteras, tales como buscar en Internet críticas de la última novela de Arturo Pérez-Reverte. Las más exigentes, preparar el informe que tenía que entregar el martes, las había ido demorando. Ahora me veía apurado para cumplir con los plazos que me había marcado mi jefe.

¿Alguna vez habéis sentido una sensación similar?

Cuando trabajamos con una lista larga de tareas, queremos darnos el placer de tachar cuantas más mejor. Seleccionamos las más fáciles. Primamos la cantidad para tener una sensación de progreso. Una sensación falsa, pues no hemos tenido en cuenta la importancia de cada una de ellas.

Si administramos el dinero, ¿por qué no nuestro tiempo?

El tiempo es uno de nuestros recursos más valiosos, mucho más que el dinero. ¿Verdad que sería estúpido escribir una larga lista de todo en lo que nos lo podríamos gastar e ir seleccionando según el capricho del momento? Sería la receta para llegar rápidamente al desastre financiero. Lo inteligente, si andamos justos de dinero, es establecer prioridades y confeccionar un presupuesto, que deberíamos respetar. Si esto nos parece lógico en el caso del dinero, ¿por qué no lo aplicamos a la gestión del tiempo?

El calendario es la herramienta que usamos para presupuestar el uso de nuestro tiempo. Registramos en él las citas, compromisos que tienen una fecha y hora definida. Debemos, también, marcar el tiempo de desplazamiento si es necesario. El resto del día queda a nuestra libre disposición.

Ya hemos visto el riesgo de dejar este tiempo sin organizar y limitarnos a nuestra lista de tareas ¿Por qué no seleccionamos las más valiosas y reservamos tiempo para trabajar en ellas?

Sólo falta el tiempo a quien no sabe aprovecharlo.
Gaspar Melchor de Jovellanos

Si dedicamos un par de minutos cada día a repasar nuestro calendario y asignar un bloque de tiempo a esas actividades, conseguiremos:

  • No desatender los asuntos más importantes.
  • Ajustar nuestra carga de trabajo diaria al tiempo disponible.
  • Equilibrar nuestra dedicación a las distintas áreas de nuestro trabajo y vida personal, sin descuidar ninguna de ellas.
  • Enfocarnos en cada momento en una única tarea, la que hayamos decidido previamente.
  • Adquirir buenos hábitos de trabajo.
  • Aprender a estimar el tiempo que necesitamos para cada tarea.

Si así lo hacemos todos los días, nunca llegaremos a todo, pero al menos sabremos que nos hemos dedicado a lo principal.

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Soy un directivo con dilatada experiencia profesional en los sectores energético y minero. En la actualidad ayudo a profesionales senior a desarrollar sus habilidades de comunicación y persuasión.

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