Cientos de mensajes: Cómo hacerles frente con eficacia

Recibimos cada día docenas de comunicaciones, tanto por email como por los servicios de mensajería electrónica.

Tenemos activadas la notificación automática para los mensajes entrantes. Cada vez que nos llega uno nuevo, suena un pitido en nuestro teléfono o surge una ventana emergente en nuestro ordenador. Estas interrupciones nos impiden concentrarnos en ninguna tarea. Revisamos nuestro email compulsivamente, pero dejamos casi todos los mensajes en nuestra bandeja de entrada, para volver a verlos la próxima vez. Los mensajes se acumulan. Nuestra productividad se resiente y vivimos con desasosiego. Se nos pasan mensajes que requieren una respuesta, luego todo son prisas.

Todo esto es debido a que no disponemos de un procedimiento claro y eficiente de tratar con todas estas comunicaciones.

Si te consideras agobiado, imagina como puede sentirse el personal médico de urgencias ante una avalancha de victimas en caso de una catástrofe. No pueden permitirse ese lujo, por eso aplican un procedimiento: el triaje. Su objetivo es clasificar con rapidez a cada uno de los pacientes: precisa atención inmediata, puede esperar, no tiene remedio…

Al igual que los sanitarios, nosotros también podemos tener nuestro propio proceso de triaje y aplicarlo a las comunicaciones que nos llegan. Además, tenemos la ventaja de que demorar la respuesta a un mensaje durante unas horas no va a poner en riesgo la vida de nadie.

Nuestro procedimiento debería:

• Ser ágil: que nos permita decidir con rapidez el destino que vamos a dar a cada uno de los mensajes que recibamos. De esta manera, podremos en unos pocos minutos dejar a cero nuestra bandeja de entrada.
• Asegurar que respondemos, cuando sea necesario, sin demoras excesivas. Esto contribuirá a dar una buena imagen y a tener las cosas bajo control.

Lo ideal es que tú mismo establezcas ese procedimiento de a acuerdo a tus necesidades. Puedes tomar el siguiente como ejemplo.Para cada uno de los mensajes de la bandeja de entrada haces las siguientes preguntas:

1. ¿Se puede ignorar y borrar sin graves consecuencias? Bórralo sin pensar más en él. FIN
2. ¿Es algo que puede ser interesante leer, si tengo tiempo para ello? Lo envías a una carpeta de lecturas pendientes. FIN
3. ¿Requiere una respuesta? Responde rápidamente, de una de estas formas:
   1. Rechazas educadamente. FIN
   2. Desvías la petición a otra persona, y te olvidas del asunto. FIN
   3. Acusas recibo. Pero nada más, basta con una frase educada, tal como: gracias, lo miraré.
4. ¿Requiere hacer algo? Lo reenvías a tu lista de tareas
5. ¿Es algo que debo conservar ya que puede ser necesario consultarlo en el futuro? Lo archivas. Esto no debería llevarte más de 20 segundos. No merece la pena diseñar un sistema complejo de archivo con carpetas y subcarpetas. Es mejor apoyarse en las facilidades de búsqueda de que disponen las que las aplicaciones actuales. FIN

Una vez tengas tu procedimiento, es importante aplicarlo con disciplina hasta que se convierta en algo automático. Evidentemente, si te encuentras con algo que urge, debes ponerte a ello sin demora; pero, pregúntate si no puedes esperar unos minutos hasta que vacíes tu bandeja de entrada o, incluso, unas horas hasta que revises tu lista de tareas.

Los criterios y procedimientos claros nos permitirán mantener la serenidad en situaciones difíciles.