Miras el reloj de la pantalla de tu PC y te preguntas a ti mismo –si no en alto y alarmando a tus compañeros—: Pero, de verdad, ¿ya son las 11:00 am? Pero ¡si no he empezado a hacer lo que tenía que haber hecho hace un par de horas…! Creo que esta situación se reproduce con demasiada frecuencia, y no siempre ocurre por causas excepcionales, visitas inesperadas o reuniones de última hora.
El concepto time management suelo traducirlo en “cómo hacer que tu trabajo salga adelante de forma efectiva”. Es una expresión que nos invita a gestionar nuestro tiempo y aprender a planificar y ejercer el control consciente del tiempo que dedicamos a actividades específicas. De esa manera ganaremos en:
Eficacia – Eficiencia – Aumento de la productividad
Uno de los grandes problemas que nos encontramos a diario es conseguir aprovechar bien nuestra jornada laboral, dada la gran y diversa cantidad de tareas que solemos abordar en los negocios. Necesitamos aumentar nuestra satisfacción profesional, y para ello debemos optimizar nuestro tiempo, porque el día tiene 24 horas, y también hay que compartirlo con la familia, con los amigos y con uno mismo.
Para obtener resultados satisfactorios, hay tres reglas principales:
1 Priorizar proyectos: Define y escribe las 3 cuestiones más importantes del día. Intenta empezar la jornada trabajando sobre estas tareas; la mente y el cuerpo están receptivos a ser especialmente productivos y el teléfono/mail todavía están en modo reposo. Si incorporas alguna de las tareas “desagradables” en este momento, luego no se convertirá en una probable urgencia por postergarla.
2 Definir objetivos: Si no lo está, el objetivo nº 1 es ordenar tu despacho o tu escritorio. Cuanto más espacio tenemos, más espacio utilizamos, más documentos acumulamos y más tiempo perdemos en buscarlos y en encontrarlos. Insisto: Orden = Tiempo ganado. El resto de objetivos deben ser tangibles y deben estar a nuestro alcance.
3 Clasificar tareas: Entre acción urgente e importante, acción urgente y no importante y acción no urgente y no importante. Después de clasificarlas, limítate el tiempo que les vas a dedicar a cada una de ellas y cúmplelo.
Es determinante limitar las interrupciones: evita revisar las entradas del móvil, principalmente de whatsapp (ponlo en silencio) y evita revisar el email, salvo en el horario que te marques para su revisión —puede ser cada hora, puede ser en horas determinadas—; en la medida de lo posible, si estás con un proyecto urgente e importante, evita las entradas de gente en tu espacio de trabajo. En este apartado tenemos que incluir el ya famoso “Aprende a decir no” … De verdad, se puede y se debe, pero de una forma razonable y razonada, principalmente cuando no tengan un interés claro para ti o para tu área.
(Lee Formas amables de decir no en el trabajo )
Así, empezaremos por focalizar sobre lo importante y priorizar. Si después de valorar el tiempo en acometer las tareas y el plazo marcado para su resolución, observamos que no vamos a ser capaces de satisfacerla al 100% (por su complejidad, por imprevistos, por el volumen…), es el momento de pensar en delegar o subcontratar parte de ese o de otros trabajos menos importantes o rutinarios, que nos eliminen esfuerzos y que reducen nuestra productividad.
Por último, te invito a pensar que el domingo por la tarde es un buen momento para hacerse una planificación semanal, dejando siempre espacios para los imprevistos y, sobre todo, para dar cabida a urgencias que puedan surgir. Igualmente, cada mañana, antes de iniciar la tarea diaria, y siempre después del momento de respiración, oxigenación y serenidad inicial, es conveniente –y a poder ser antes de abrir el correo electrónico y revisar mensajes— marcarse los hitos diarios: puede ser uno ambicioso, o puede ser dar salida a muchos pequeños hitos que están en trámite y pendientes de finalizar.
Con esa determinación, se puede alcanzar el 100% de concentración y se puede aprovechar al 100% el momento.
